Polityka Zarządzania Zgodnością w Grupie Kapitałowej KGHM Polska Miedź S.A. ustanawia ramy systemu zarządzania zgodnością (system compliance) oraz podejście obejmujące całą organizację, oparte o uznane międzynarodowe normy i najlepsze praktyki branżowe. Przyjęte rozwiązanie w zakresie budowy systemu compliance dostosowane zostało do specyfiki Grupy Kapitałowej i jest ważnym narzędziem biznesowym służącym przeciwdziałaniu wystąpienia zdarzeń mogących skutkować nałożeniem sankcji. Umożliwia ono systematyczną identyfikację, ocenę i analizę ryzyka utraty zgodności lub ewentualnej niezgodności z prawem powszechnie obowiązującym, regulacjami wewnątrzkorporacyjnymi i dobrowolnie przyjętymi zobowiązaniami prawnymi i standardami, w tym normami etycznymi, tak aby w wyniku tego procesu zaprojektować i wdrożyć działania zapewniające zgodność.
Standardy etyczne w Grupie Kapitałowej KGHM Polska Miedź
Podstawowe Standardy Etyczne są realizowane poprzez zasady etycznego postępowania, które scharakteryzowano na poniższych schematach:
Kluczowe Standardy Etyczne przekładające się na zasady działania w KGHM Polska Miedź S.A.
Podział zasad etycznego postępowania
W komunikacji i wdrażaniu Standardów Etycznych w Grupie Kapitałowej KGHM Polska Miedź S.A. pomaga system kodeksów, polityk i procedur. Ich wdrożenia wypełniają światowe standardy ładu korporacyjnego oraz coraz większe oczekiwania ze strony Interesariuszy, w tym przede wszystkim klientów oraz instytucji finansowych.
Opierając się na najlepszych praktykach ładu korporacyjnego, w Spółce obowiązują zasady, polityki i instrukcje, wprowadzające globalne, ujednolicone standardy, dostosowane do regulacji prawnych wszystkich jurysdykcji, w których działa Grupa Kapitałowa KGHM Polska Miedź S.A.:
Celem Polityki Prawa Konkurencji jest stworzenie ram funkcjonalnych systemu, który pozwoli na utrzymanie zgodności z prawem konkurencji i ma zastosowanie we wszystkich krajach, w których działa Grupa Kapitałowa KGHM Polska Miedź S.A. Tym samym Grupa Kapitałowa przyjmuje zobowiązanie konkurowania na rynkach w sposób zgodny z prawem oraz z zasadami etyki, a także do zapobiegania, przeciwdziałania i wykrywania naruszeń zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.
Celem Polityki Zakupów jest określenie naczelnych zasad, jakimi powinni kierować się wszyscy uczestnicy procesu zakupowego w Grupie Kapitałowej KGHM Polska Miedź S.A., a także ogólnych uregulowań tego procesu. Polityka określa środki nadzoru ograniczające ryzyko wystąpienia nieprawidłowości w procesie zakupowym.
Polityka Antykorupcyjna ustala podstawowe zasady i standardy, których celem jest zachowanie zgodności z mającymi zastosowanie regulacjami antykorupcyjnymi, obowiązującymi w jurysdykcjach, w których działa Grupa Kapitałowa KGHM Polska Miedź S.A. oraz dobrowolnymi zobowiązaniami dotyczącymi zwalczania korupcji. Grupa Kapitałowa stosuje politykę zera tolerancji dla korupcji i przekupstwa. Polityka zawiera deklarację najwyższego kierownictwa pełnego zaangażowania w działania związane z utrzymaniem i ciągłym doskonaleniem wdrożonego Systemu Zarządzania Działaniami Antykorupcyjnymi, zgodnego z wymaganiami normy PN-ISO 37001.
Polityka Odpowiedzialnego Łańcucha Dostaw ma na celu zagwarantowanie wyboru tylko odpowiedzialnych dostawców, oraz zapewnienie, że nabywane przez Grupę Kapitałową KGHM Polska Miedź S.A. towary i usługi nie przyczyniają się do finansowania terroryzmu oraz wytwarzane lub świadczone są z poszanowaniem podstawowych praw człowieka, standardów pracy, ochrony środowiska oraz przeciwdziałania korupcji.
Polityka Bezpieczeństwa określa wspólne zasady i cele dla podmiotów i jednostek organizacyjnych wchodzących w skład Grupy Kapitałowej KGHM Polska Miedź S.A., związanych z bezpieczeństwem i przeciwdziałaniem stratom. Zgodnie z jej brzmieniem wszyscy pracownicy Grupy Kapitałowej kierują się elementarnymi zasadami, tj. uczciwością zawodową, rzetelnością w wykonywaniu obowiązków służbowych, lojalnością wobec pracodawcy, zorientowaniem na wyniki, odwagą, współdziałaniem, odpowiedzialnością, wspólną dbałością o bezpieczeństwo i przeciwdziałanie stratom oraz unikaniem działań na szkodę pracodawcy.
Celem ujednolicenia podejścia do zapewnienia zgodności, definiowanej jako przestrzeganie wymagań wynikających z obowiązujących regulacji prawnych (zewnętrznych i wewnętrznych) lub dobrowolnie przyjętych zobowiązań i standardów, od 2020 roku obowiązuje przyjęta przez Zarząd KGHM Polska Miedź S.A. Polityka zarządzania zgodnością w Grupie Kapitałowej KGHM Polska Miedź S.A. wraz z Procedurą i Metodyką zarządzania zgodnością w KGHM Polska Miedź S.A. Posiadanie spójnego systemu compliance w Grupie Kapitałowej KGHM Polska Miedź S.A. jest elementem efektywnego zarządzania w ramach ładu korporacyjnego poprzez m.in. sprawniejsze reagowanie i gotowość na zmiany regulacyjne, dbałość o reputację i budowanie kultury etycznej w organizacji oraz zwiększanie świadomości i poczucia odpowiedzialności za zgodność wśród pracowników. W 2021 roku prowadzono działania związane z doskonaleniem skuteczności systemu compliance m.in. w zakresie doboru komplementarnych rozwiązań IT niezbędnych dla realizacji procesu. Prace wspierające i podnoszące standardy funkcji compliance będą kontynuowane w 2022 roku.
W ramach doskonalenia standardów utrzymania zgodności z prawem konkurencji, od 2020 roku obowiązuje przyjęta przez Zarząd KGHM Polska Miedź S.A. Instrukcja postępowania w celu zapobieżenia naruszeniom wynikającym z prawa ochrony konkurencji, stanowiąca rozszerzenie i doprecyzowanie treści zaktualizowanej w 2019 roku Polityki prawa konkurencji w Grupie Kapitałowej KGHM Polska Miedź S.A. W grudniu 2021 roku przeprowadzono szkolenie dla Lokalnych Pełnomocników ds. Prawa Konkurencji w Grupie Kapitałowej KGHM Polska Miedź S.A. Prace wspierające i podnoszące standardy utrzymania zgodności z prawem konkurencji będą kontynuowane w roku 2022 roku.