Odpowiedzialny łańcuch dostaw

W 2021 roku dokonano aktualizacji „Polityki Odpowiedzialnego Łańcucha Dostaw w Grupie Kapitałowej KGHM Polska Miedź S.A.” m.in. w celu dostosowania dokumentacji procesu zarządzania odpowiedzialnym łańcuchem dostaw do wymogów standardu branżowego Copper Mark, a także poszerzenia katalogu nieakceptowalnych, potencjalnych naruszeń ze strony kontrahentów Grupy Kapitałowej KGHM Polska Miedź S.A. W treści Polityki uwzględniono również wnioski innych komórek organizacyjnych KGHM pod kątem zapewnienia zgodności w odniesieniu do oczekiwań ich interesariuszy. Zaktualizowana Polityka nadal stanowi istotny element Systemu zarządzania odpowiedzialnym łańcuchem dostaw złota i srebra, który podlega corocznej, niezależnej, zewnętrznej ocenie potwierdzającej wypełnienie przez Spółkę zasad dostarczania bezkonfliktowego złota i srebra w rozumieniu LBMA Responsible Gold Guidance oraz LBMA Responsible Silver Guidance. Aktualny Raport Zgodności KGHM Polska Miedź S.A., wraz z Raportem z niezależnej usługi atestacyjnej, dostępny jest na stronie internetowej.

W 2018 roku Zarząd KGHM Polska Miedź S.A. przyjął „Kodeks Etyki Grupy Kapitałowej KGHM Polska Miedź S.A.”. W celu przestrzegania najważniejszych zasad związanych z zapobieganiem korupcji w Grupie Kapitałowej KGHM Polska Miedź S.A. oraz w spółkach krajowych i zagranicznych Grupy Kapitałowej KGHM Polska Miedź S.A., w 2020 roku Zarząd KGHM Polska Miedź S.A. podjął na mocy uchwały decyzję o wdrożeniu w Oddziałach i Centrali KGHM Polska Miedź S.A. oraz Spółkach Zależnych Systemu Zarządzania Działaniami Antykorupcyjnymi zgodnie ze standardem PN-ISO 37001:2017. Przeprowadzono w związku z tym szereg szkoleń dla pracowników, w tym przygotowujących do sprawowania funkcji audytorów wewnętrznych oraz Pełnomocników ds. Systemu Zarządzania Działaniami Antykorupcyjnymi wg PN-ISO 37001:2017. W związku z wdrożeniem normy PN-ISO 37001:2017, w 2021 roku przyjęta została w Grupie Kapitałowej KGHM Polska Miedź S.A. nowa Polityka Antykorupcyjna. Zespół powołany do przeprowadzenia prac wdrożeniowych, przy wsparciu eksperta zewnętrznego, przygotował nowe regulacje z obszaru przeciwdziałania korupcji, zgodne z wymaganiami normy, mające na celu zapewnienie realizacji obowiązującej Polityki Antykorupcyjnej, które zostały przyjęte uchwałą Zarządu KGHM Polska Miedź S.A. i są obecnie wdrażane we wszystkich podmiotach Grupy Kapitałowej. Podstawą Systemu Zarządzania Działaniami Antykorupcyjnymi jest Zarządzanie Ryzykiem Korupcji, oparte na identyfikacji i ocenie ryzyka korupcji w poszczególnych procesach realizowanych przez podmioty z Grupy. Przyjęte procedury regulują proces zarządzania ryzykiem korupcji w Grupie Kapitałowej, w tym zarządzanie ryzykiem korupcji w odniesieniu do Organizacji Nadzorowanych i Partnerów Biznesowych. Określają szczegółowo standardy postępowania z działaniami o charakterze korupcyjnym, w tym w sytuacji konfliktu interesów, wręczania i przyjmowania upominków biznesowych, kontaktach z funkcjonariuszami publicznymi czy zdarzeniach noszących znamiona oferty korupcyjnej. Określają również odpowiedzialność za naruszenie zapisów Polityki Antykorupcyjnej oraz regulacji dotyczących przeciwdziałania korupcji.

W celu zapewnienia prawidłowej realizacji przyjętej Polityki Bezpieczeństwa oraz Polityki Antykorupcyjnej w Grupie Kapitałowej KGHM Polska Miedź S.A., w oddziałach i wybranych siedmiu spółkach krajowych utworzono komórki ds. bezpieczeństwa i przeciwdziałania stratom, których pracę reguluje wdrożona w 2020 roku Instrukcja Pracy Komórek ds. Bezpieczeństwa i Przeciwdziałania Stratom w Oddziałach KGHM Polska Miedź S.A. oraz analogiczne Instrukcje Pracy Komórek ds. Bezpieczeństwa i Przeciwdziałania Stratom w ww. spółkach. We wszystkich podmiotach Grupy Kapitałowej KGHM Polska Miedź S.A., krajowych i zagranicznych, powołani zostali Pełnomocnicy ds. Etyki i Antykorupcji. W 2019 roku zaktualizowano Procedurę Ujawniania Nieprawidłowości i Ochrony Sygnalistów w Grupie KGHM, dostosowując ją do wymagań zmienionej Ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych. Procedura ma na celu zwiększenie efektywności wykrywania i rozwiązywania sytuacji związanych z wystąpieniem nieprawidłowości stanowiących nadużycia w stosunku do przyjętych w Grupie KGHM regulacji, w szczególności Kodeksu Etyki Grupy KGHM, Polityki Bezpieczeństwa oraz Polityki Antykorupcyjnej. Procedura określa również zakres i warunki ochrony Sygnalistów.

W podmiotach Grupy KGHM wdrożono Procedurę Kontroli Wewnętrznej Pionu Bezpieczeństwa i Przeciwdziałania Stratom KGHM Polska Miedź S.A. Kontrola realizowana przez Pion Bezpieczeństwa i Przeciwdziałania Stratom obejmuje swym zakresem identyfikację i wykrywanie oszustw, nieprawidłowości, nadużyć, korupcji, mobbingu i naruszeń postanowień Kodeksu Etyki w Grupie Kapitałowej oraz monitoruje transparentność procesów zakupowych.

Weryfikacja kontrahentów, w tym m.in. pod kątem ryzyka korupcji oraz możliwości wystąpienia konfliktu interesów, prowadzona jest zgodnie z wdrożoną w 2019 roku. Procedurą weryfikacji w postępowaniach zakupowych, sprzedażowych i procesach inwestycyjnych, realizowaną przez Departament Bezpieczeństwa KGHM Polska Miedź S.A.

W 2020 roku opracowano i opublikowano „ABC Konfliktu Interesów. Vademecum etyczne KGHM Polska Miedź S.A.”. Publikacja w zwięzłej formie opisuje zagadnienie konfliktu interesów oraz regulacje Spółki w zakresie przeciwdziałania temu zjawisku. Zawiera kwestionariusz, dzięki któremu w prosty sposób każdy pracownik może samodzielnie sprawdzić, czy problem konfliktu interesów go dotyczy. Publikacja jest udostępniana nowo zatrudnianym pracownikom oraz stanowi element cyklicznych szkoleń z zakresu przeciwdziałania konfliktowi interesów, organizowanych przez Pełnomocników ds. Etyki i Antykorupcji. Stanowi wsparcie w podnoszeniu świadomości w organizacji w tym zakresie. W 2021 roku opracowano i uruchomiono na platformie edukacyjnej szkolenie online dla pracowników KGHM Polska Miedź S.A. dotyczące problematyki konfliktu interesów. Co roku organizowane są również kampanie edukacyjno-informacyjne, konkursy i przygotowywane są publikacje, skierowane do pracowników, dotyczące etyki i przeciwdziałania korupcji.

W Grupie Kapitałowej KGHM wdrożono również Procedurę Antymobbingową, pozwalającą na efektywne przeciwdziałanie zjawisku mobbingu w miejscu pracy. Narzędziem wspierającym Pracodawcę w kwestii przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji oraz łamania praw pracowniczych, są powołane w podmiotach Grupy KGHM Komisje ds. Etyki, rozpatrujące podejrzenia naruszenia standardów etycznych obowiązujących w Grupie KGHM.

Prace wspierające i podnoszące standardy etyczne i ładu korporacyjnego będą kontynuowane w 2022 roku.

KGHM Polska Miedź S.A. na bieżąco podejmuje działania wspierające i podnoszące standardy funkcjonowania  wdrożonego w 2018 roku Systemu Bezpieczeństwa i Przeciwdziałania Stratom w Grupie Kapitałowej KGHM Polska Miedź S.A.

System ma po pierwsze na celu ochronę interesu pracodawcy poprzez przeciwdziałanie czynom narażającym Spółkę na straty materialne i wizerunkowe, a po drugie optymalizację wydatków i inwestycji, skutkującą oszczędnościami dla Grupy KGHM Polska Miedź S.A.. Jego istotne elementy to:

• zdefiniowane procedury i mechanizmy kontrolne,
• standaryzacja procedur i procesów związanych z ww. obszarem w całej Grupie Kapitałowej KGHM,
• efektywne zapobieganie nadużyciom skutkującym stratami Grupy Kapitałowej KGHM,
• efektywne wykrywanie zaistniałych nadużyć, prowadzenie czynności sprawdzających i kontrolnych oraz wprowadzanie mechanizmów naprawczych,
• przeciwdziałanie korupcji,
• zwiększenie wrażliwości etycznej pracowników.

Odpowiedzialność za wdrożenie, funkcjonowanie i nadzór nad systemem sprawuje Pion Bezpieczeństwa i Przeciwdziałania Stratom w Centrali KGHM Polska Miedź S.A. Obecnie Pion składa się z dwóch Departamentów:

• Departamentu Bezpieczeństwa, w którym znajduje się m.in. Wydział Etyki i Procedur Antykorupcyjnych, Wydział Przeciwdziałania Stratom i Kontroli oraz Wydział Bezpieczeństwa Fizycznego i Technicznego,
• Departamentu Bezpieczeństwa Łańcucha Dostaw, w którym znajduje się Wydział Monitoringu Łańcucha Dostaw oraz Wydział Analiz.

W Oddziałach oraz w zależnych spółkach krajowych i zagranicznych KGHM powołano w 2018 roku Pełnomocników ds. Etyki i Antykorupcji, których pracę monitoruje, nadzoruje i koordynuje Pełnomocnik ds. Etyki i Antykorupcji w Grupie Kapitałowej KGHM (funkcję tę, zgodnie z procedurą, pełni Dyrektor Departamentu Bezpieczeństwa KGHM).

W latach 2019 – 2020 utworzono komórki ds. bezpieczeństwa i przeciwdziałania stratom w Oddziałach KGHM Polska Miedź S.A. oraz w siedmiu wybranych spółkach krajowych, które wytypowano w oparciu o wielkość wydatków i poziom zagrożeń krajowych. Kierownicy komórek są odpowiedzialni za wdrażanie i nadzorowanie systemu bezpieczeństwa i przeciwdziałania stratom, etyki i procedur antykorupcyjnych, bezpieczeństwa łańcucha dostaw oraz ochrony fizycznej i technicznej, a także podlegają merytorycznie Dyrektorowi Naczelnemu ds. Bezpieczeństwa i Przeciwdziałania Stratom w KGHM Polska Miedź S.A.

W 2020 roku uruchomione zostały w KGHM Polska Miedź S.A. (Centrala i Oddziały) dwa moduły szkolenia e-learningowego z zakresu etyki, przeciwdziałania nieprawidłowościom w firmie (w szczególności korupcji, mobbingowi, dyskryminacji) oraz odbierania zgłoszeń od Sygnalistów. Szkoleniem objęte zostały wszystkie osoby zatrudnione. Szkolenia są uruchamiane dla osób nowo zatrudnianych. W 2021 roku szkolenie ukończyło 712 osób (dotyczy osób pozostających w zatrudnieniu na dzień 31.12.2021 r.).

W związku z decyzją Zarządu dotyczącą wdrożenia w Oddziałach i Centrali KGHM Polska Miedź S.A. oraz Spółkach Zależnych Systemu Zarządzania Działaniami Antykorupcyjnymi, zgodnie ze standardem PN-ISO 37001:2017, przeprowadzono w ostatnim kwartale 2020 roku szkolenia online z zakresu wymagań normy dla Pełnomocników ds. Etyki i Antykorupcji oraz Pełnomocników ds. Systemu Zarządzania w KGHM Polska Miedź S.A.:

• Praktyczna interpretacja wymagań normy System Zarządzania Działaniami Antykorupcyjnymi wg ISO 37001 – 3 szkolenia jednodniowe, liczba uczestników: 71.
• Audytor wewnętrzny Systemu Zarządzania Etyką i Działaniami Antykorupcyjnymi w oparciu o międzynarodową normę ISO 37001, Kodeks Etyki KGHM Polska Miedź S.A. i projekt normy ISO/DIS 37002:2020 – 2 szkolenia dwudniowe, liczba uczestników: 34.
• Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Działaniami Antykorupcyjnymi wg ISO 37001 – 1 szkolenie dwudniowe, liczba uczestników: 17.

16 grudnia 2021 roku uruchomiono szkolenie e-learningowe dla pracowników KGHM Polska Miedź S.A. posiadających dostęp do platformy e-learningowej, dotyczące problematyki konfliktu interesów.

W latach 2019 – 2021 zrealizowano szereg działań komunikacyjnych, skierowanych do pracowników Grupy Kapitałowej KGHM, promujących wartości etyczne i kształtujących kulturę organizacji:

• wyemitowano 6 filmów edukacyjnych, dotyczących Kodeksu Etyki, przeciwdziałania mobbingowi, Platformy dla Sygnalistów i ochrony Sygnalistów, zasad przyjmowania i wręczania upominków biznesowych, przeciwdziałania korupcji oraz przeciwdziałania konfliktowi interesów,
• opublikowano szereg artykułów tematycznych na łamach wewnętrznego czasopisma Curier oraz w Intranecie Grupy,
• opublikowano dodatek specjalny do wewnętrznego dwutygodnika Curier, poświęcony problematyce Sygnalistów,

• wydano zaktualizowany Poradnik Antykorupcyjny w wersji elektronicznej,
• opracowano, opublikowano i rozdystrybuowano „ABC konfliktu interesów. Vademecum etyczne KGHM”, które w zwięzłej formie opisuje zagadnienie konfliktu interesów oraz regulacje firmy w zakresie przeciwdziałania temu zjawisku,
• opracowano kwestionariusz umożliwiający pracownikom przeprowadzenie dobrowolnej i samodzielnej oceny ryzyka wystąpienia konfliktu interesów,
• przeprowadzono kampanię informacyjną dotyczącą wręczania upominków biznesowych.

W 2021 roku przeprowadzono dwie kampanie, w tym konkursy:

• kampanię skierowaną do pracowników Grupy Kapitałowej KGHM, promującą funkcję Pełnomocników ds. Etyki i Antykorupcji,
• kampanię skierowaną do pracowników KGHM Polska Miedź S.A., dotyczącą przeciwdziałania korupcji, w tym przyjęcia nowej Polityki Antykorupcyjnej oraz wdrożenia Systemu Zarządzania Działaniami Antykorupcyjnymi zgodnego z normą PN-ISO 37001.